Book: Фокус: Достижение приоритетных целей



Фокус: Достижение приоритетных целей

Стивен Кови, Стив Джонсон

Фокус: Достижение приоритетных целей

Научный редактор М. Ильин

Редактор П. Суворова

Руководитель проекта А. Половникова

Корректор Е. Аксенова

Верстальщик М. Поташкин

Дизайн обложки А. Сендзюк

© FranklinCovey, 2003

© Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Альпина», 2011


Все права защищены. Никакая часть электронного экземпляра этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

Добро пожаловать!

Эта книга основана на аудиоверсии семинара компании FranklinCovey, который называется «Фокус: достижение приоритетных целей».

Изучив эту книгу, вы сможете изменить свою жизнь неожиданным и удивительным образом. Компания FranklinCovey занимается консультированием и обучением в области принятия решений. Мы работаем с отдельными людьми и организациями и относимся к числу мировых лидеров в этой области. Наша компания видит свою миссию в том, чтобы побуждать людей к изменениям. Подход FranklinCovey зиждется на проверенных принципах. С его помощью люди достигают того, что для них наиболее значимо.

Многие годы Стивен Кови и я вместе с сотнями опытных преподавателей и тренеров во всем мире учим людей строить свою личную и профессиональную жизнь, расставлять приоритеты и организовывать время.

Я начал работать в компании FranklinCovey в 1983 г. За время, прошедшее с тех пор, мы помогли миллионам людей, похожим на вас, сделать две вещи: во-первых, понять, что для них действительно важно, и, во-вторых, научиться держать свои приоритеты в фокусе внимания и действовать в соответствии с ними.

Один человек, сыгравший большую роль в моей жизни, однажды сказал: «Научи их правильным принципам, а со своими делами они разберутся сами». Эта книга ознакомит вас с некоторыми основными методиками нашего подхода. Обещаю: если вы поймете их и станете ими пользоваться, ваша жизнь станет богаче, полнее и радостнее. Сначала вам нужно будет понять, что такое матрица управления временем и как решения, которые мы принимаем, влияют на нашу жизнь. Затем – разобраться со своим ценностями, с тем, что для вас действительно важно.

Когда основные ценности определены, можно заняться постановкой долгосрочных и текущих целей. Наша система поможет эффективно расставлять приоритеты, двигаться к намеченным целям – стратегическим и тактическим – и достигать их.

Если вы внимательно изучите нашу книгу, это позволит вам увидеть весь процесс в целом. Следуя советам, которые дают мои добрые друзья Стивен Кови и Стив Джонс, вы сможете максимально реализовать себя, а ваша жизнь станет богаче, полнее и радостнее. Наша книга поможет вам обрести умиротворение и уверенность в себе. Я могу обещать вам это, поскольку мы убедились, что наша программа работает. Так думают миллионы людей, похожих на вас и пользующихся нашими рекомендациями.

А сейчас мой добрый друг Стивен Кови расскажет вам о нашей книге. Желаю вам удачи, и да благословит нас Бог.

Хайрум Смит,создатель «франклинквестовского» органайзера[1],один из основателей компании FranklinCoveyи автор учебного курса «Самое важное для вас»

Говорит Стивен Кови

Изучая запросы клиентов, похожих на вас, мы обнаружили, что требования и стрессы сегодняшней жизни существенно отличаются от тех, с которыми мы сталкивались всего лишь пять или шесть лет назад. Совмещать работу и личную жизнь стало труднее, чем в недавнем прошлом; решение этой задачи легче не становится. Планирование собственной жизни во многом зависит от событий в мире и от экономической ситуации в конкретной стране. Компании ищут возможности помочь своим сотрудникам ощутить приверженность целям организации, работать продуктивнее и в то же время сохранить силы для себя лично. Мы обнаружили, что многие люди еще недостаточно ясно представляют, к чему именно они стремятся в работе и частной жизни.

В организации личного времени все более существенную роль начинают играть высокие технологии. Компьютеры, органайзеры, беспроводная связь предоставляют множество возможностей планировать свою жизнь, решать проблемы, назначать встречи, делать записи и осуществлять контакты. Вы когда-нибудь сталкивались с необходимостью одновременного использования более чем одного подобного средства? Большинство людей ответят на этот вопрос утвердительно. Чтобы все они заработали, нужно обладать определенными навыками. Часто думаешь, действительно ли новые технологии упрощают жизнь или, наоборот, делают ее сложнее? Но в одном я уверен: технология – это хороший слуга, но ужасный хозяин.

Наша книга – итог многомесячных изысканий, сбора материала и его анализа. А также наших размышлений и открытий.

Мы знаем, что и ваши, и наши потребности изменились. Нам хочется соответствовать желаниям каждого из вас и ваших организаций. Наши принципы хорошо себя зарекомендовали, и мы знаем, что материалы этой книги помогут вам продвинуться в достижении своих главнейших целей. Люди, похожие на вас, хотят ознакомиться с наработками компании FranklinCovey, поскольку мы являемся экспертами по проблеме времени и организации жизни. Вас интересуют приемы и средства решения организационных проблем, и мы вам их предлагаем.

Они позволяют сфокусироваться на том, что для вас действительно важно, помогут управлять временем и сделают вашу жизнь лучше.

Средства тайм-менеджмента

На мой взгляд, существует три различных подхода к тайм-менеджменту; их можно считать различными поколениями. Подходы каждого нового поколения надстраиваются над предыдущими, обеспечивая бо́льшую эффективность деятельности и возможность ее контролировать.

Средства первого поколения – это нечто вроде простых списков или заметок. Вы носите их с собой каждый день, рассчитывая, что до вечера удастся сделать бо́льшую часть намеченного. Сделав что-то, вы можете вычеркнуть один из пунктов своей памятки, а то, что не сделано, перенести на завтра.

Ко второму поколению средств управления временем относятся календари и ежедневники. Здесь уже появляются элементы планирования и подготовки. Используя средства второго поколения, вы, как правило, намечаете мероприятия, записываете то, что обещали сделать, отмечаете конечные сроки, планируете встречи и т. д. Если вы относитесь к подобной работе серьезно, то фиксируете определенную информацию в компьютере или в Сети.

Подход третьего поколения – это планирование, расстановка приоритетов и контроль. При таком подходе вы посвящаете какое-то время уяснению своих ценностей и приоритетов и намечаете для себя цели. Составляя план на день, вы определяете очередность выполнения разных дел.

Управление временем – хорошее дело, особенно в соответствии с принципами третьего поколения средств, позволяющих его планировать. Однако очевидно, уже есть потребность в подходе четвертого поколения.

Компания FranklinCovey работает именно на этом уровне. Подход четвертого поколения сохраняет в себе все сильные стороны трех предыдущих. Мы устранили недостатки прежних приемов управления временем и дали им новое развитие. Это оказалось возможным, поскольку наш подход ориентирован на изменение качества жизни.

Как я это понимаю? По-моему, качество жизни – это наши отношения с людьми и понимание того, что для нас действительно важно. Высокое качество жизни означает возможность заниматься не просто необходимым, а действительно нужным. Если вам хочется достичь тех целей, которые вы ставите перед собой, при организации времени нужно действовать в парадигме четвертого поколения.

Занимаясь проблемой времени, мы столкнулись с вопросом, который задают многие люди: «Да, я хочу сфокусироваться на своих главных целях, но как это сделать? Как стать продуктивнее? Как понять, что сегодня я и в самом деле принимал нужные решения, достиг существенных результатов и организовывал время в соответствии с несомненными приоритетами?»

Хорошие вопросы. Если вы их действительно себе задаете, значит, наша книга по фокусировке на главных приоритетах – как раз для вас. В процессе чтения этой книги вы сможете научиться определять свои приоритеты, фокусироваться на них и воплощать желаемое в жизнь.

А сейчас я хочу сослаться на одно стихотворение в прозе. Автора установить не удалось, но мне кажется, что его (или ее) мысли очень правильны. Называется оно «Дилемма». В нем говорится о том, что причиняет боль и разочарование многим людям.

Поскольку мы не знаем, что для нас действительно важно, важным кажется все.

Поскольку важным кажется все, мы вынуждены делать все.

На нашу беду, люди видят, что мы беремся за все, и, конечно, считают, что это – наша обязанность.

Но если браться за все, то можно так нагрузить себя, что не останется времени подумать о том, что действительно для нас важно.

А как решаете вы, что для вас важно, а что нет? Мой хороший друг и помощник Стив Джонс уделит время тому, чтобы помочь вам понять разницу между срочным и действительно важным. Он расскажет о матрице управления временем. Это очень хорошая схема. Во-первых, матрица покажет, на что уходит бо́льшая часть вашего времени. Во-вторых, с ее помощью вы лучше поймете, почему стоит уделять больше времени тем делам, которые попадают в ее главный квадрант – № 2, который называется «Эффективность и баланс». Работа с матрицей управления временем даст вам много преимуществ. Ваши отношения с окружающими станут конструктивнее и гармоничнее, вы начнете лучше себя чувствовать и работать. Кроме того, появится больше возможностей заниматься всем тем, что будет отнесено к трем другим квадрантам матрицы. По нашему убеждению, жизнь должна быть посвящена важному, а не срочному.

Еще одна ключевая тема нашего семинара – процесс планирования, или работа с «Пирамидой эффективности». Из геометрических фигур пирамида наиболее устойчива; ее вертикаль опирается на надежное основание. Нижний ярус пирамиды мы назвали «Выявление ценностей». Почему? Да потому, что именно ценности отражают то, что для нас важно. Они определяют наши эмоции, выбор и принимаемые решения. Все дело в ценностях. Если процесс планирования ориентирован на личные ценности, то, достигая своих целей, вы действительно чувствуете удовлетворение.

Следующий ярус пирамиды – «Постановка целей». Определившись с ценностями, можно заняться планированием; ценности послужат основой для конкретных программ действий.

На третьем ярусе, надстраивающемся над «Постановкой целей», работать проще. Это «Планирование недели». Оно занимает всего 20–30 минут и состоит в своего рода прополке. Проведя нечто вроде «прореживания грядки», вы сможете найти время для общения и дел, которые действительно для вас важны.

Четвертый ярус – «Планирование дня». За пять-десять минут вы сможете определиться с ближайшими целями, отсеяв все, что может помешать их достижению. Конечно, этот отбор будет проводиться с учетом имеющихся возможностей, хотя фокусировка на ключевых приоритетах будет сохранена.

Чем хороша «Пирамида эффективности»? Она помогает осуществлять процесс фокусировки и концентрации на качественно ином уровне, что и позволяет достичь главных жизненных целей. Мы хотим предложить принципы и приемы для создания каждым из вас собственной системы планирования, задуманной и сделанной по вашей мерке.

Как понять, будет ли эта система приносить пользу или подчинит вас себе, станет ли она вашим слугой или хозяином? Мы будем исходить из трех критериев: помогает ли она достичь интеграции, мобильности и персонифицированности в организации времени.

Что такое интеграция? Она подразумевает, что все элементы планирования работают согласованно, в нем нет ничего лишнего и оно максимально эффективно.

Мобильность в управлении временем означает, что ваш план всегда должен быть под рукой, чтобы в любую минуту можно было освежить в памяти свои задачи, предстоящие дела, заметки, контакты и т. д.

И конечно же, такая система должна быть проста в использовании и соответствовать стилю вашей жизни. В противном случае вы просто не станете ее применять.

Об этом и многом другом пойдет речь в нашей книге.

А сейчас позвольте представить Стива Джонса, который расскажет вам о фокусировке на ваших главных приоритетах.


Говорит Стив Джонс

Меня зовут Стив Джонс. Я узнал о FranklinCovey очень давно, еще в 1988 г., и сначала взаимодействовал с ней в качестве клиента. Тогда я был руководителем учебных программ компании Rubbermaid из Огайо и просто влюбился в курс тайм-менеджмента, проводимый FranklinCovey. Названия программы я не запомнил; оно занимало чуть ли не три строчки. Для себя я назвал этот курс «Планирование времени в соответствии с личными ценностями». Итак, я просто в него влюбился, решил проводить его у себя в Rubbermaid и получил соответствующий сертификат. В 1988 г. у меня появилась возможность остаться в Огайо, вести семинары. В то же время я торговал, был региональным менеджером, паковал коробки – тогда приходилось делать все.

С тех пор я поездил по стране и по миру, восемь лет назад перебрался в Солт-Лейк-Сити и возглавил группу наших тренеров.

Я имел возможность участвовать в подготовке этой программы, и мы, ее авторы, очень волнуемся. Надеемся, что она вам понравится.

Недавно в новостях я услышал, что ученые обнаружили, будто скорость вращения Земли замедлилась и теперь в сутках не 24, а 25 часов. Лишний час в день! Правда, здорово? Как вам кажется, что это может дать?

Вот что я предлагаю сделать… Мысленно представьте себе партнера, которого вы не очень хорошо знаете, или даже незнакомого. Расскажите ему о себе и о том, как бы вы использовали этот лишний час. Одно уточнение… Поспать лишний часок нельзя.

Выберите какое-нибудь занятие, кроме сна, и расскажите вашему новому знакомому, чему бы вы могли посвятить появившийся лишний час. Это очень короткое упражнение. Найдите себе собеседника, представьтесь, поделитесь своими идеями, и будем продолжать…

А теперь давайте поговорим о том, что вы придумали. Сколько человек сказали (или сколько услышали), что это время будет отдано работе? Ни одного? Здо́рово! Хорошо, продолжаем. Сколько человек сказали, что они проведут этот час с детьми, внуками, домашними животными?.. Отлично. А сколько человек вспомнили своих супругов или близких людей? Эта информация домой не поступит… А кто-нибудь сказал, что посвятит это час себе? Хорошо, сколько человек займется самосовершенствованием – четыре, пять, шесть, семь, восемь… Пэм, что вы предложили? Займетесь планированием остатка дня?.. Ну, это, конечно, ответ, немного «притянутый за уши», но мне он понравился… Хорошо.

Итак, мы придумали, как провести дополнительное время. То, что вы выбрали для себя, – это вам важно, не так ли? Мы как будто сказали себе: «Я бы занимался этим больше, будь сутки на час длиннее». Задайте себе вопрос: «Как бы я мог получить больше времени?» Или: «Как понять, действительно ли я фокусируюсь на том, что мне нужно? Делаю ли я сегодня что-то полезное для работы или для жизни?» Если вы уже задавались этими вопросами, вы в этом не одиноки. Мы все проводим много времени за разными занятиями. И всегда времени чуть-чуть не хватает. Если люди испытывают это чувство, они часто решают посетить занятия по тайм-менеджменту… «Вот, приглашение на семинар. Можно сходить» или «Вот книга по тайм-менеджменту», а лучше всего: «Вот статья на одну страничку. Она решит все мои проблемы».

С вопросом организации времени связаны три основных заблуждения. Во-первых, люди верят, что у них может появиться больше времени. Они держат перед глазами перечень дел и думают так: «Когда-нибудь я должен выполнить все эти задачи». Когда? – «Когда будет побольше времени». В нашем упражнении вы перечислили некоторые из таких дел.

Очень многие составляют подобные планы, говоря себе при этом: «Когда у меня появится время, я это сделаю». Что-то в этих перечнях действительно важно, а что-то мы вообще в них не включаем… Кто из вас хочет больше читать? Почему же вы этого не делаете? Собираетесь? Когда? Когда у вас будет побольше времени, не так ли? Книги просто стоят в шкафу, не дергают нас, не прыгают с полки, не хватают за рукав с криками «Прочти меня!». Они просто хранятся у вас дома. Кто из вас думает, что когда-нибудь продолжит свое образование? Конечно, не сейчас, а когда появятся время и деньги… То же самое с путешествиями… И уж наверняка у вас давно составлен список домашних дел: например, вы собираетесь прибраться в гараже.

Но есть суровая действительность. Люди думают, что у них появится больше времени, но правда жизни состоит в том, что оно так и не появляется. Мы используем все время, которым располагаем. Есть одна вещь в нашем обществе, в отношении которой все люди абсолютно равны, – это время. Его всем выделено совершенно одинаковое количество.



А вот вторая ошибка, связанная с использованием времени: люди думают, что его можно накопить и потратить позже. «Я сделаю это потом, и это потом, и это… Попробую выкроить время; сделаю это после». Но у любого человека, конечно, есть столько времени, сколько ему отпущено, и он полностью использует его каждый день.

Наконец, последняя, третья ошибка, связанная с тайм-менеджментом. Люди думают, что временем можно управлять. Некоторые пишут об этом статьи, даже книги, кто-то приходит на наш тренинг в надежде, что мы его чему-то научим. Но правда состоит в том, что временем невозможно «управлять». Его течение от нас не зависит. Ход времени невозможно остановить или замедлить.

Итак, не будем отрываться от реальности. Ежедневно вы используете все время, которое у вас есть. Ход времени остановить нельзя… Но спасибо вам, что вы открыли эту книгу, чтобы ознакомиться с новым сокращенным курсом по тайм-менеджменту. Хочу все-таки сказать, что выражение «Тайм-менеджмент» – это оксюморон, т. е. это сочетание слов с противоположным значением. Мы, например, часто слышим выражение «“гигантская” или “слоноподобная” креветка». Можете привести еще примеры? «Мыслить по-военному»? Не уверен, что мне пришло бы это в голову, но хорошо, принимается. Я знал одного полковника, который как-то употребил это выражение… Что еще? «Сладкая печаль». «Горькая радость». «Страшно красивый». Как это можно себе представить? «Оглушительная тишина». «Нагреватель для горячей воды». На самом деле, если вода уже горячая, то зачем ее нагревать? Хорошо. Посмеялись и идем дальше. Да, тайм-менеджмент – это не вид деятельности, а скорее организация своей деятельности в рамках отпущенного на нее времени. Поговорим не о нем, а о том, как его можно использовать. Главное – определиться со своими пожеланиями. Я решаю, что буду делать, а время для этого нахожу потом. Правильно используя время, можно сделать жизнь гармоничной и добиться успеха в различных сферах. Теперь мы поговорим о том, что конкретно можно сделать. Рассмотрим некоторые полезные принципы, приемы и средства.

Речь пойдет об общем подходе, об имеющихся перспективах. Недостаточно просто прочитать эту книгу. Важно утвердиться в намерении применять полученные знания в жизни. Если в течение трех ближайших недель вы будете использовать приемы, о которых узнали из книги, и проведете своего рода трехнедельный эксперимент, обещаю, что вы ощутите явный рост личной и профессиональной эффективности. Ваши усилия скажутся не только на работе, но и на всех других сферах жизни, которые вам хотелось бы улучшить. Маленькое примечание: все это произойдет, если вы действительно будете делать то, о чем прочитали. Фактически ваша внутренняя работа начнется, когда вы закроете эту книгу. Она должна помочь вам делать то, что вы делаете.

Помните о лишнем часе в сутках, который нам подарили ученые? Один час каждый день – это семь часов в неделю, 28 или даже 31 час в месяц, 365 часов в год. Получается около девяти 40-часовых недель. Подумайте о 365 часах, которые можно использовать. Смогут ли они что-то дать? Сказаться на эффективности проектов, их планировании и качестве выполнения? Станете ли вы успешнее работать, если в сутках прибавится этот час? Конечно!

Но у нас его нет. Вам это известно, правда? В сутках по-прежнему только 24 часа. Однако, улучшая качество решений и делая то, о чем вы прочитаете в нашей книге, вы почувствуете, что лишний час у вас появился. Вечером, вспоминая прожитый день, вы испытаете большее удовлетворение… «То, что было сделано, соответствовало моим основным целям, как профессиональным, так и личным. Я достиг гармонии в жизни…» Вы сможете испытывать это чувство каждый день, каждую неделю. А я покажу, как этого добиться.

Пусть следующие три недели дела будут идти действительно успешно. Вы осуществите намеченное. Вы на самом деле будете чувствовать, как все хорошо на работе и в жизни. Предложите какие-нибудь слова, чтобы описать это состояние. Давайте их запишем.

«Гордость»… Высокая самооценка… Очень хорошо. «Радость от сделанного»… Приятно потом расслабиться?.. «Чувство, что контролируешь ситуацию»… Никто не сказал об удивлении… «Нечто хорошее»… Подходит. Наверное, что-то подобное мы будем ощущать, когда заставим новые приемы работать на нас.

Возвращаюсь к сказанному ранее: как этого добиться? На страницах нашей книги я смогу только поделиться с вами действительно важной информацией. Однако настоящий ключ к успеху – это то, как вы поведете себя в следующие три недели.

Нам нужно обсудить три основных вопроса. Первый – это «Матрица управления временем». Такая схема помогает лучше представить, на что мы тратим свое время. Кроме того, с ее помощью можно научиться грамотно его использовать. Поняв ход своих мыслей, мы пронаблюдаем их воплощение в действии. Для этого поработаем еще с одной схемой. Мы назвали ее «Пирамида эффективности». В ней четыре уровня. Немного поговорим о каждом. Вам нужно хорошо их прочувствовать…

Базовый уровень в основании пирамиды – это «Ценности», которые управляют нашим поведением. Далее идут «Цели», которые мы перед собой ставим, и «Планирование недели». Самый верхний ярус – «Планирование дня». Этими вопросами мы займемся в первую очередь.

Затем речь пойдет о системе планирования и использовании различных вспомогательных средств. Мы поговорим о записях на бумаге, и я покажу, как это делать. Мы также обсудим, как использовать компьютерную программу Outlook Express и карманный компьютер. Важно понять, как работать с различными инструментами планирования одновременно. Поэтому мы поговорим об органайзере, карманном компьютере и некоторых программах ПК как единой системе средств организации времени. Важны их интеграция, согласованное использование, а не работа с каждым инструментом в отдельности. Нужно почувствовать, как их можно применять в комплексе, а не просто выбрать подходящее средство.

Следующий вопрос – поступающая информация. Как я работаю с электронной почтой? Еще недавно такого рода переписка была проблемой. Сегодня же она является основным средством общения… Поговорим и о голосовой почте.

Существует еще две проблемы: когда мы отвлекаемся или переносим дела на другой срок. Нас огорчают непредвиденные разговоры. Иногда же мы сами откладываем выполнение какого-то задания, пусть даже только до следующего дня. Мы также поговорим о росте эффективности – качественном и количественном. Нужно работать над стилем мышления, сосредоточившись в первую очередь на собственных установках в отношении организации времени.

Матрица управления временем

Итак, перейдем к нашей главной теме. Сначала – два определения. Что такое «важное» и что такое «срочное»? Нужно отличать одно от другого. «Важное» – это то, что имеет значение, влечет за собой серьезные последствия, т. е. нечто весомое, ответственное, значительное. «Срочное» – это просто то, что давит на нас и принуждает к немедленным действиям. Итак, к важным относятся дела, которые действительно нужно сделать, а к срочным – те, что лишь представляются таковыми. Кажется, что это «нужно» сделать, даже если для нас это не важно.

Попробуем разграничить важное и срочное. Давайте посмотрим на матрицу управления временем (далее для краткости я буду называть ее просто матрицей времени). Эта схема помогает понять, как мы принимаем решения. Как видите, вся деятельность человека разбивается на четыре четверти, или квадранта: «Срочные дела»; «Не срочные»; «Важные дела»; «Не важные дела» (рис. 1).


Фокус: Достижение приоритетных целей

Рис. 1. Четыре квадранта, из которых состоит матрица управления временем


Обратите внимание на левый верхний квадрант, в который попадают дела «срочные» и «важные», т. е. приводящие к определенным последствиям. Мы чувствуем, что их нужно сделать поскорее. Попробуйте привести примеры из своей жизни: что было для вас одновременно неотложным и важным. Правильно: поменять мокрую пеленку… Что еще? Например, звонит телефон. Вам еще неизвестно, насколько это важно, но ответить нужно немедленно… Мы не узнаем, насколько этот разговор для нас важен, пока что?.. Да, пока не поднимем трубку. Обратите внимание: этот разговор может попасть в любой из четырех квадрантов. Все зависит от ситуации… Что еще? Отчеты, которые нужно готовить, особенно если кто-то может позвонить вам и сказать: «Мерилин, принесите необходимые бумаги через пять минут». Не знаю, кто мог бы потребовать от вас такое; но, надеюсь, что вы сами так не делаете… Хорошо; еще несколько примеров из вашей жизни или работы… Что вы скажете по поводу техники? Например, компьютеров, которые вечно ломаются… Это и важно, и срочно.

Итак, эти примеры мы запишем в квадранте № 1, где совместились необходимые и срочные дела. Назовем его «Необходимость». Некоторые допускают ошибку, считая такие дела «плохими». Но они необязательно «плохие»; это просто жизнь.

Под квадрантом № 1 расположен квадрант № 3. Сюда попадают дела «срочные», которые в то же время нельзя назвать «важными». Нам только кажется, что их нужно сделать срочно. Сравните их с делами из квадранта № 1. Можно ли их считать одинаково необходимыми? Что происходит с вами в течение дня из того списка дел, которые должны попасть в квадрант № 3? Да, собрания… Вы не знаете, сколько это займет времени; вы сидите и говорите себе: «О господи, что я здесь делаю?» Что еще? Какие-то задания, которые начальство требует с пеной у рта, хотя от них мало что зависит.

Назовем квадрант № 3 «Разочарования». Почему? Да потому, что какие-то дела вы считаете неотложными просто потому, что в данный момент вам так кажется.

Теперь – нижний правый квадрант, № 4. Существуют занятия, которые нельзя считать ни «важными», ни «срочными». Ни то и ни другое. Что можно отнести к этой категории? Ну? Телевизор? Вы решаете посмотреть свое любимое шоу, занимающее полчаса, и не отходите от экрана больше трех часов кряду… Еще примеры?.. Компьютерные игры… Да. Блуждание по Интернету, когда вы хотите что-то найти… Кстати, вы знаете, когда больше всего покупают в интернет-магазинах? В рабочее время. Вот так, есть свежая статистика. Что еще? Назовем квадрант № 4 «Расточительство и излишества». Подобное времяпрепровождение тоже может вводить нас в заблуждение, и мы будем специально об этом говорить.

Остался верхний правый квадрант, квадрант № 2. К нему относятся вещи «важные», но не «срочные». Приведите какие-нибудь примеры… «Уделять время семье»… В этом нет никакой срочности, но это необходимо. Что еще? «Планирование… Составление для себя каких-то программ…» Что-то еще? Работа, о которой вы помните, но которую откладываете, пока она не перейдет в квадрант «Необходимость». Назовем квадрант № 2 «Эффективность и баланс».


Говорит Стивен Кови

Позвольте мне еще кое-что сказать о матрице времени. Я обнаружил, что она является одним из наиболее удивительных средств организации мышления, с которыми я сталкивался в жизни. И если вы будете с ней работать, то почувствуете то же самое.

В сущности, вы поймете, что все, что вам нужно сделать, – это научиться говорить два слова: «да» и «нет»… Главное, будьте последовательны. С радостью соглашайтесь с тем, что близко уму и сердцу, что для вас по-настоящему важно. При этом научитесь отказываться – легко, без усилий, не испытывая вины. Говорите «нет» с удовольствием, бодро, даже с улыбкой. Люди, не умеющие сосредоточиваться на своих основных целях и даже еще не знающие, что им действительно нужно, умеют говорить в нужных случаях «да», но не могут сказать «нет» с улыбкой, легко, с удовольствием и не чувствуя за собой вины. Лучшая комбинация – когда говоришь «да» тому, что важно, и «нет» – тому, что, может быть, и срочно, но не имеет отношения к твоим основным целям.

Бывало ли с вами, что вы шли к успеху, достигали вершины, но, оглядевшись по сторонам, вдруг понимали, что карабкались не на ту гору и что время потрачено впустую? Так часто случается. Жизнь давит, окружающие от вас чего-то ждут, уже есть какие-то привычки. Все это встает стеной на нашем пути, и мы просто чувствуем, что должны через нее перелезть. Но мы не задаемся главным вопросом: так ли уж нам это нужно? Оказавшись наверху, мы видим, что попали совсем не туда… Тяжело почувствовать такое… Я приложил столько сил и энергии, но не подумал, что же в конце концов получу.

Если вы определите, что для вас действительно важно, и сосредоточитесь на приоритетных направлениях, то сможете достичь своих целей быстро и эффективно. И не будете обращать внимания на многочисленные лестницы, которые кто-то поставит для штурма не нужных вам высот.

Матрица времени поможет увидеть, что действительно вас ограничивает; с ее помощью вы обнаружите возможные ловушки. Главное – начать работать. Знать что-то и ничего не делать – значит не знать. Это вы поймете, работая с матрицей регулярно. Вы полюбите ее, станете ею постоянно пользоваться, расскажете о ней знакомым. Вся ваша группа сможет сконцентрироваться на том, что действительно важно, и дистанцироваться от срочного, но не важного. При этом не имеет значения, какое вы будете испытывать давление и насколько привлекательной или актуальной вам покажется задача.

Приступаем к работе

Говорит Стив Джонс

Мы разобьемся на четыре группы, и каждая будет работать с одним квадрантом матрицы времени. Допустим, вы работаете с квадрантом «Необходимость». Представьте себе, что занимаетесь подобными делами бо́льшую часть времени. Подумайте и напишите два списка. Если вы уделяете основное время делам срочным и важным, то какие чувства при этом испытываете? Во втором списке перечислите, к чему это может привести. Каковы могут быть отдаленные последствия ваших поступков?

Теперь следующая часть упражнения. Каждая группа выступит перед нами и ознакомит со своими перечнями. Начнем с группы, занимавшейся квадрантом № 1, который мы назвали «Необходимость». Потом выступят третья и четвертая группы с квадрантами «Разочарования» и «Расточительство и излишества». А напоследок, на десерт, мы оставим выступление второй группы, которая рассматривает квадрант «Эффективность и баланс».


Говорит один из участников семинара

Итак, мы решили, что если будем заниматься только делами, относящимися к «Необходимым» (квадрант № 1), то начнем испытывать такие чувства, как обида, стресс, отвращение, опустошенность, гнев, разочарование, огорчение, осознание собственной бесполезности. Долговременные последствия таковы: «желтый дом», разбитость, нереализованность, проблемы со здоровьем – телесным и душевным, депрессия, тревога. Становишься заурядным, утрачиваешь контакт с людьми. Просто нет времени думать о чьих-то чувствах. Теряешь творческие возможности, направление движения, становишься одиноким. Все это касается квадранта «Необходимость».


Говорит Стив Джонс

Ну и ну! Не слишком приятно, правда? Стоит запомнить: к квадранту № 1 относится значительная часть нашей жизни, даже очень значительная. И вот что мы при этом чувствуем и к чему это приводит. Но все-таки подумайте вот о чем. Представьте себе, что вы занимаетесь делами из квадранта № 1, которые действительно очень важные и срочные. Что вы при этом ощущаете? Наверное, положительные эмоции. Если эта необходимость связана с работой и вы сделали нужное дело, то чувствуете себя прекрасно. Это часть ваших обязанностей, за выполнение которых вы получаете деньги. Кто из вас взаимодействует с клиентами? Например, принимает звонки? Вы много времени проводите в квадранте № 1; такова суть вашей работы. Но когда человек оказывается там не по своей воле, это уже плохо, и его могут ожидать все эти неприятные последствия, о которых говорил выступавший. В дальнейшем мы обсудим обе эти ситуации.

Теперь квадрант № 3 – «Разочарования». Кто перечислит чувства, связанные с этим состоянием, и представит список возможных последствий? Джордан, пожалуйста.


Говорит Джордан, один из участников семинара

Мы занимались квадрантом № 3 – сюда относятся дела срочные, но не важные. Какие с ними могут быть связаны чувства? Разочарование, стресс, замешательство, предубеждение. Мы все имели дело с людьми, стремящимися затолкнуть нас в третий квадрант. И когда на экране телефона появляется имя такого человека, даже не хочется отвечать, потому что знаешь, что из этого выйдет. К чему это может привести? Вы поведете себя как герой из басни. Сначала он от скуки кричал «Волки, волки!», а когда они действительно напали на стадо, никто не пришел ему на помощь. Такая тактика может снизить эффективность. Происходит нечто важное, но, помня о прошлом опыте, вы не хотите браться за это дело.

Другой возможный результат – неудовлетворенность. Если вы все время занимаетесь чем-то, что для вас не важно, то не сможете хорошо относиться к своей работе. Результат: плохое здоровье, ненужный стресс… Помните, мы уже говорили о последствиях отсутствия фокусировки. Это совсем непросто: оторваться от нужного дела, переключиться на ерунду, а потом снова вернуться к работе.




Говорит Стив Джонс

Отлично. Спасибо, Джордан. Вы заметили, что какие-то чувства, вызываемые делами из третьего квадранта, напоминают переживания из первого? Квадрант «Необходимость» напоминает квадрант «Разочарования». Почему так получается? Конечно, потому, что дела первого и третьего типов относятся к категории срочных. Если много времени заниматься чем-то срочным, это может вызвать сходные чувства. Отличие состоит в том, что результат выполнения дел из третьего квадранта вам не важен. Помните, как мы его назвали? Да, «Разочарования». Коварная вещь. Никаких долговременных результатов, последствия незначительные. Как правило, мы занимаемся такими делами для других… Непростая ситуация… Но когда делаешь что-то для другого, значит, для тебя важны отношения с этим человеком. Мы испытываем положительные эмоции благодаря тому, что такой контакт существует. Я делаю это «для кого-то». Скоро мы поговорим о вещах, которые нас отвлекают, но это не одно и то же. Главное – поддерживать отношения на том уровне, который бы нас устроил. Иногда приходится делать то, что следовало бы отнести к квадранту № 3, только ради того человека, который обращается к нам с просьбой.

Хорошо. Кто у нас работал с квадрантом № 4?


Говорит еще один участник семинара

Наша группа работала с квадрантом «Расточительство и излишества». Наверное, занимаясь делами, относящимися к этому типу, чувствуешь себя несчастным, подавленным и бесполезным, испытываешь лень, скуку, жалость к себе и одиночество. В перспективе это может привести к алкоголизму, отсутствию результатов, ощущению нереализованности, неудачам, изоляции, нищете и отношениям, не приносящим удовлетворения.


Говорит Стив Джонс

Думаю, вы забыли о самоубийстве… Ладно… Когда происходит то, что вы отнесли к четвертому квадранту? Когда вы чувствуете, что оказались в подобной ситуации? Я отвечу: если вы уделяете слишком много времени первому квадранту – «Необходимости», или третьему, т. е. «Разочарованиям», или обоим сразу. Не знаю, знакомо ли вам выражение «Поживу-ка я вечером растительной жизнью; не так уж это плохо», но мы между собой его используем. Повторяю: если посмотреть на занятия, отнесенные к четвертому квадранту, к «Расточительству и излишествам», то некоторые из них сами по себе не так уж плохи. Просто их не должно быть слишком много. Смотреть телевизор можно, но не все же время… Блуждать по Интернету, делать покупки, заниматься играми, пасьянсами – все это приятно, но необходим небольшой перерыв. Почему иногда нельзя оторваться от игр? Вы наверняка знаете, о чем я говорю…

Переходим ко второму квадранту. Кто будет рассказывать об «Эффективности и балансе»? Джейн?


Говорит Джейн, участница семинара

Ну, во-первых, мы получили хороший квадрант. Нам было легко договориться. Вот наш список – появляются приятное тепло, чувство завершенности, самореализации, контроля, облегчения, уверенность в себе, инициативность, радость, улыбка, снижается стресс.

А во-вторых, результат всего этого – способность помогать другим. Мы хорошо себя чувствуем, потому что сделали все, что хотели, и уже можем посмотреть по сторонам. Фокус нашего внимания смещается на внешний мир. Мы организованны, у нас нет проблем со здоровьем, мы добиваемся успеха. Мы становимся лучшими руководителями, наши отношения с окружающими улучшаются, а вера в себя растет. Когда чувствуешь себя хорошо, кажется, что все в твоей власти, даже начинаешь лучше выглядеть. Вот наше мнение о чувствах и последствиях пребывания во втором квадранте.


Говорит Стив Джонс

Очень хорошо… Надо же: начинаешь лучше выглядеть… Растет вера в себя…

Итак, наши четыре квадранта. Получается, что первый, третий и четвертый – «Необходимость», «Разочарования» и «Излишества» – это то, что действует на нас, а второй (т. е. важное, но не срочное) – то, что мы делаем сами. Иначе говоря, контролируем ситуацию. Но чтобы оказаться во втором квадранте, нужно кое-то предпринять. Вот что на самом деле интересно. Посмотрите на перечень чувств…

Помните, раньше мы говорили: если в следующие три недели дела действительно пойдут лучше, что вы почувствуете? Посмотрим, нет ли здесь сходства. Вы говорили, что испытаете умиротворение, гордость, рост самооценки, завершенность, расслабление, контроль. А вот чувства, связанные с событиями, отнесенными ко второму квадранту: завершенность, приятное тепло, самореализация, контроль, облегчение, снижение стресса, уверенность, инициативность, счастье, улыбка. Просматривается заметное сходство между вторым квадрантом и тем, о чем говорилось ранее. Связь совершенно очевидна.

А теперь скажите: какому квадранту стоит уделять больше времени? Конечно, второму – «Эффективность и баланс», т. е. важным, но не срочным делам. Ну и, естественно, не стоит забывать о первом квадранте со срочным и важным. А где следует искать дополнительное время для дел из второго квадранта? Конечно, в третьем и четвертом, т. е. сокращая время, потраченное на «Разочарования» и «Излишества».

Конец ознакомительного фрагмента. Полный текст доступен на www.litres.ru

Примечания

1

 Бумажные ежедневники, которые называются «франклинквестовскими» (по аналогии с «франклиновскими», созданными Бенджамином Франклином) по названию компании FranklinQuest, основанной Хайрумом Смитом. В результате ее слияния с Covey Leadership Center в 1997 г. была создана компания FranklinCovey. – Прим. ред.


home | my bookshelf | | Фокус: Достижение приоритетных целей |     цвет текста   цвет фона   размер шрифта   сохранить книгу

Текст книги загружен, загружаются изображения
Всего проголосовало: 5
Средний рейтинг 4.4 из 5



Оцените эту книгу