Как не утонуть в бумагах

Истина состоит в том, что нет необходимости возвращаться к бумагам. Это не означает, что вам вообще не следует дотрагиваться до бумаг. Однако вы можете выработать систему, позволяющую вам находить для каждой бумаги нужное место. Вы должны взять под контроль входящую и исходящую бумагу и то, что с ней происходит по мере ее превращения из входящей в исходящую. В этом случае вы никогда не утонете в бумагах.

Входящую почту следует разбирать и сортировать. Для этого постарайтесь в течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей корреспонденции. При этом обратите внимание на необходимость сокращения объема поступающих к вам бумаг. (Возможно, вы обнаружите, что некоторые издания и формы отчетов, поступающие к вам регулярно, вам больше не нужны.)

Вы можете сказать вашему секретарю, какие материалы следует сразу же выбрасывать, какие — направлять другим людям, а какие — складывать в архив.

Лично я заставил своего секретаря рассортировывать почту на три папки: "Принять меры", "Информация" и "Отложено". Папку "Принять меры" я прочитывал немедленно и тут же реагировал соответственно содержанию бумаг.

Папку "Информация" я помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде или в самолете.

Я укладывал папку "Отложено", в которой находились периодические публикации, в ящик стола, и обращался к ней в редкие свободные минуты или же когда мне хотелось отдохнуть от сосредоточенной работы над более важными делами.

Вы сможете добиться более быстрого решения вопросов и завершать дела скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует.

Если вам следует вести учет корреспонденции, проходящей через вас, или же вы хотите проверить исполнение вашего указания, попросите вашего секретаря приготовить вам ксерокопию бумаги. Если вам нужен развернутый ответ, то вам поможет диктофон.

Те, кто умеет составлять письма с первой попытки, приходят в восторг от экономии времени, которую они получают с помощью этой техники.

Я экономлю еще больше времени, надиктовывая своему секретарю лишь ключевые мысли и позволяя ей привести их в литературную форму. Только один раз, зато с толком!

Одно из моих правил гласит: "Берите каждую бумагу в свои руки лишь один раз". Постарайтесь не откладывать входящую бумагу, которая требует немедленного ответа, до тех пор, пока ответ не готов. Гораздо легче придумать подходящий ответ сразу же после того, как вы прочитали письмо. Кроме того, если вы отложите ответ, то потратите время на вторичное прочтение письма.

Не все бумаги позволяют вам приступить к немедленным и окончательным действиям. Некоторые бумаги висят над вами в течение нескольких недель и даже месяцев, а работа над ними требует действий, которые растягиваются во времени. Бывает и так, что следует взвесить каждое слово в вашем ответе. Иногда более правильные решения приходят в голову только после долгого размышления.

Поэтому в более развернутом виде формула звучит так: "Старайтесь брать каждую бумагу лишь один раз. Если это невозможно, то пытайтесь сделать с ней хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она связана".

Если вы не сможете совершить большой шаг вперед, то даже небольшой шажок пригодится.

Например, я могу взять бумагу и подумать: "Это — малоприятное дело. Я не хочу этим заниматься сейчас, но следующий раз, когда я возьмусь за него, я тут же позвоню по телефону и дело закрутится". Таким образом, я хотя бы немного продвигаю дело вперед, продумав следующий шаг, который я предприму. Когда бумага вновь попадет ко мне в руки, я уже не положу ее обратно, пока не наберу номер телефона.

С другой стороны, не старайтесь делать больше, чем необходимо. Мне жаловалась моя секретарша на своего предыдущего начальника, который стремился достичь такого совершенства, что никогда не отправлял писем прежде, чем не переделывал их, по меньшей мере, три раза, даже пустяковые. Так как она знала, что первые варианты все равно не будут отправлены, то у нее выработалась привычка печатать небрежно, и она подавала ему на подпись экземпляры с большим количеством опечаток.

Пусть ваш секретарь получает от вас готовый текст, который можно отпечатать для отправки по почте. Прежде чем редактировать свое письмо, подумайте, существенно ли возрастет ценность отредактированного варианта, если вы затратите время на его улучшение. Подумайте и о том, не лучше ли будет, если ваше письмо быстро попадет в руки вашего адресата, нежели будет ожидать новой редакции.

Следующий раз, когда вы заметите, что бесцельно перебираете бумаги, задумайтесь о том, что часто самые главные дела не запечатлены на бумаге. Задайте себе вопрос: "Что стоит за этой бумагой и как вам следует разрешить возникшую ситуацию, если бы вы постарались вникнуть в ее суть". А потом немедленно приступите к делу.