Объединение задач в группы

Можно ли связанные задачи объединить в группы, чтобы время от времени по одному шаблону решать их в течение рабочего дня? Лично я включаю в такие группы прочтение и составление ответов на электронные сообщения, перемещение текущих материалов (газетных и журнальных статей, бумаг на подпись, писем на отправку и т. д.) в другие помещения нашего здания, ответы на звонки и назначение встреч и интервью.

Чтобы использовать эту методику, нужно уметь определять похожие или близкие друг к другу задачи. Сгруппируйте их в связанные сегменты, которыми можно заниматься несколько раз в день, вместо того чтобы отвлекаться на них постоянно.

Методика группирования задач экономит вам время. Вот некоторые рекомендации для ее успешного применения.

• Решайте группы задач в те часы, когда вы наиболее работоспособны.

• Это может быть от одного до трех раз в день.

• Заранее решите, сколько времени вы потратите на решение группы однотипных задач, и придумайте ограничитель, который подскажет вам, когда остановиться.

• Избегайте заниматься этими задачами в не запланированное для этого время.

Угрожает ли вашей продуктивности работа с электронной почтой и текстовыми сообщениями на ваших устройствах? Отвлекают ли вас социальные сети от важных задач, нанося ущерб неотложным проектам? Если да, то вам стоит опробовать методику группирования задач. Для начала выделите в своем рабочем дне три 20-минутных отрезка, в которые вы могли бы заниматься электронной почтой. Первый – по прибытии на работу, второй – перед обедом, третий – перед окончанием рабочего дня.

Вижу, вы настроены скептически. Наверное, думаете, что люди ожидают от вас более быстрой реакции на свои послания. Но я же не предлагаю вам отвечать на письма раз в неделю. Трех раз в день вполне достаточно.

Порой цепочки писем в электронной почте становятся неразумно длинными из-за обмена малозначащими фразами. Чтобы сделать их короче и понятнее, лучше использовать следующие короткие примечания:

• «Ответа не требуется»;

• «Спасибо, на сегодня все»;

• «Отвечать только в случае каких-то изменений»;

• «С этим может справиться мой коллега, направлять копию мне не нужно»;

• «Хорошо. Увидимся»;

• «Последующие два часа я буду работать в режиме офлайн»;

• «Свяжитесь с моим коллегой, чтобы уточнить детали».

Такая тактика позволяет избежать неожиданных ситуаций. Я, например, даже в те дни, когда поджимают сроки завершения проектов, всегда начинаю день с того, что в одно и то же время просматриваю свои планы на него и читаю почту, накопившуюся с прошлого дня.

Представьте себе, что вас не было в офисе несколько дней и по возвращении на вас обрушивается лавина просьб и требований в форме писем, документов и мерцающих огоньков компьютера. Без паники! У меня есть система именно для таких ситуаций. Это вариант группирования задач, который я называю 1x10x1.

По диагонали просмотрите самые срочные запросы или обращения и немедленно выполните тот из них, который займет минуту или даже меньше. Это может быть не требующий особых размышлений быстрый ответ на электронное сообщение, отказ от несущественного предложения, ответ на записанный в голосовой почте звонок или ответ с согласием на время какого-то мероприятия. Дальше выберите задачи, которые можно решить меньше чем за 10 минут. Займитесь ими как можно раньше с утра. Оставьте те, которые могут потребовать до часа вашего времени. Распланируйте их выполнение на следующие несколько дней.

Вообще лучше как можно больше вопросов решать с утра, пока вас не «накроет» текучка.